Qu’est-ce que l’externalisation informatique ?

L’externalisation informatique désigne une situation dans laquelle une entreprise confie des tâches informatiques à un ou plusieurs prestataires externes. Elle englobe un large éventail de missions : gestion de serveur, cybersécurité, cloud computing, gestion de l’infrastructure, utilisation de logiciels SaaS (Software as a Service)…

Pour externaliser ces tâches, l’organisation établit des contrats avec des fournisseurs tiers et signe des SLA (Service Level Agreement) qui détaillent les exigences relatives aux niveaux de services de chaque prestataire.

Pourquoi externaliser son système d’information ?

L’externalisation offre une véritable valeur ajoutée à la direction informatique de l’entreprise, qui bénéficie des compétences techniques d’un prestataire spécialisé.

En effet, ce dernier peut apporter des solutions et des technologies de pointe, mais aussi ouvrir de nouvelles perspectives dans le cadre de la transformation digitale de l’organisation. De plus, un fournisseur expérimenté, qui travaille pour de nombreuses sociétés différentes, dispose d’une vision élargie du marché et peut aider son client à mieux gérer les risques technologiques associés.

Néanmoins, il ne faut pas négliger le rôle de la DSI, qui doit mettre en place une collaboration stratégique avec le ou les prestataires. Au quotidien, le directeur des systèmes d’information veille au bon déroulement de l’externalisation et à son alignement avec les objectifs de l’entreprise, tout en encadrant les relations avec les différentes parties prenantes.

Le rôle de la DSI pour une externalisation réussie

Pour garantir le succès de l’externalisation, la direction des systèmes d’information (DSI) doit porter une attention particulière sur les points suivants.

L’identification des besoins

Lorsqu’une entreprise envisage de faire appel à un prestataire informatique, elle doit définir précisément ses objectifs et ses besoins. Qu’il s’agisse de la maintenance d’un parc informatique, du déploiement d’un logiciel, de la mise en œuvre d’un système d’information ou de la sous-traitance de serveur, le projet à réaliser doit être parfaitement cadré.

Ainsi, il est crucial que la DSI travaille avec les autres fonctions de l’entreprise pour identifier leurs besoins informatiques spécifiques. Cette compréhension approfondie des exigences métier permet ensuite de sélectionner les bons services à externaliser.

Quelles sont les problématiques rencontrées par les métiers ? Quelles sont les tâches à externaliser ? Qui est capable de fournir les services attendues ? Quelles sont les exigences en termes de qualité, de niveau de service ? Autant de questions à se poser pour pouvoir trouver le prestataire idéal.

La sélection des prestataires

Pour profiter des avantages de l’externalisation, encore faut-il identifier un prestataire répondant aux attentes de l’entreprise, notamment sur le plan budgétaire. En outre, le choix d’un fournisseur adapté a un impact direct sur la qualité des services informatiques proposés.

C’est pourquoi la DSI doit obligatoirement être impliquée dans la sélection des prestataires externes, en passant en revue différents critères : compétences techniques, réputation, références clients, sécurité, etc. 

Non seulement la solution retenue doit être fiable et performante, mais elle doit aussi être en adéquation avec les besoins spécifiques exprimés par les collaborateurs. La rédaction d’un cahier des charges peut d’ailleurs s’avérer utile pour cadrer précisément les attentes de l’entreprise.

En outre, il est primordial de se projeter sur le long terme, en anticipant la transformation numérique de l’organisation. Le fournisseur doit disposer d’une infrastructure assez flexible pour prendre en charge de futures évolutions : nouvelles fonctionnalités, augmentation du nombre d’utilisateurs ou du volume de données, etc. Il doit aussi offrir des garanties importantes en termes de disponibilité et de maintenance des services proposés.

La gestion de la transition

Un projet d’externalisation informatique est aussi un véritable défi sur le plan organisationnel, car il implique parfois des changements importants pour les collaborateurs. Ici, le rôle de la DSI est crucial : elle doit gérer la transition en accompagnant la direction générale et les utilisateurs, tout en assurant une continuité opérationnelle fluide.

En effet, la réticence au changement peut constituer un frein important. D’où la nécessité de mettre en place un dispositif d’accompagnement, de sensibilisation et de formation, qui facilite l’adoption des nouveaux outils ou des nouvelles méthodes de travail.

Enfin, pour que l’externalisation se déroule au mieux, il est important que les équipes internes et le personnel externe travaillent main dans la main, avec des objectifs communs. La communication entre les différentes parties prenantes doit être simple et fluide, afin que chacun soit informé en temps réel de l’avancée du projet et des éventuelles difficultés rencontrées.

Le contrôle et la gouvernance

Une fois la mission d’externalisation acceptée et démarrée, la direction informatique a également un rôle de surveillance et de gestion des prestataires. Pour ce faire, elle peut notamment définir des indicateurs clés (KPI) permettant d’évaluer les performances du prestataire au quotidien, ainsi que les résultats obtenus. 

Ce travail de suivi est incontournable pour vérifier que les fournisseurs sont à la hauteur des attentes. Dans le cas contraire, le contrat peut être ajusté afin d’obtenir des services répondant mieux aux objectifs et aux besoins de l’organisation.

La sécurité de l’information

La direction informatique de l’entreprise est responsable de la sécurité des données et des systèmes informatiques, même lorsque ces éléments sont externalisés.

Ainsi, elle se doit d’anticiper les menaces et de veiller au déploiement de solutions de sécurité adaptées : antivirus, pare-feu, anti-ransomware, etc. Sans oublier la mise en place d’une véritable politique de sécurité informatique, d’un plan de continuité d’activité ou encore d’un plan de reprise d’activité. 

Dans ce contexte, il peut être judicieux d’effectuer un audit complet, afin d’obtenir un état des lieux et d’établir un plan d’action contenant des préconisations pour améliorer la sécurité.

Enfin, la DSI doit veiller au respect des obligations réglementaires en matière de protection des données personnelles, à l’instar du règlement général sur la protection des données (RGPD).

La maîtrise des coûts

D’après une étude du cabinet Deloitte, 59 % des entreprises considèrent l’externalisation comme une opportunité de réduire leurs coûts.

En effet, l’externalisation informatique permet de diminuer significativement les charges liées à la gestion du système d’information, tout en maîtrisant mieux le budget alloué à son suivi. À condition, toutefois, de disposer d’un contrat d’externalisation parfaitement adapté aux activités et aux besoins réels de l’organisation.

Le recours à un prestataire externe sert notamment à limiter les dépenses matérielles, car cet expert possède des ressources humaines et des infrastructures spécialement dimensionnées pour remplir ses différentes missions.

Quoi qu’il en soit, il revient à la DSI de piloter l’externalisation afin de maîtriser les coûts liés à l’hébergement sur le cloud, aux infrastructures, mais aussi aux prestations elles-mêmes.

Du choix des prestataires à la maîtrise des coûts, en passant par la gouvernance et la sécurité des données, le rôle du DSI dans le cadre de l’externalisation informatique ne doit pas être sous-estimé. Il est notamment un acteur clé pour garantir le bon déploiement d’une nouvelle solution et faciliter son adoption par les équipes. Pour ce faire, la direction informatique doit s’appuyer sur une véritable stratégie, construite à partir d’une analyse minutieuse des besoins des différents métiers.